Contratar a tu primer empleado es una buena noticia para cualquier negocio, pero también es el momento en que entras en un terreno nuevo: el de las obligaciones laborales y de Seguridad Social. La mayoría son sencillas si se hacen a tiempo y caras si se descubren en una inspección. En Tecem Abogados hemos preparado la lista de lo que tienes que tener resuelto antes del primer día, con la norma que respalda cada punto.
La empresa se inscribe en la Seguridad Social antes de contratar
Si nunca has tenido trabajadores, el primer paso no es el contrato, sino la empresa. La Ley General de la Seguridad Social exige al empresario solicitar su inscripción en el Régimen General «como requisito previo e indispensable» al inicio de su actividad. Con esa inscripción obtienes el código de cuenta de cotización, que es el número con el que la Seguridad Social identifica a tu empresa como empleadora.
En la solicitud tendrás que indicar, entre otros datos, la entidad gestora o la mutua colaboradora que cubrirá las contingencias profesionales y el convenio colectivo aplicable. Si eres autónomo y vas a contratar a tu primer empleado, la obligación es la misma: también eres empresario a estos efectos. Si estás valorando además dar el salto a sociedad, te puede interesar lo que contamos sobre pasar de autónomo a SL.
El alta de tu primer empleado se tramita antes de que empiece, no después
Es el error más frecuente y uno de los que más se vigila. El reglamento de afiliación y altas de la Seguridad Social establece que la solicitud de alta debe presentarse «con carácter previo al comienzo de la prestación de servicios». Da igual que sea un día de prueba o una primera jornada para conocer el puesto: si tu primer empleado empieza a trabajar sin estar de alta, ya estás fuera de plazo.
Si la empresa no cumple, el propio trabajador puede pedir su alta directamente, y la Tesorería General de la Seguridad Social da cuenta de esa solicitud a la Inspección de Trabajo.
El contrato, por escrito y comunicado en los 10 días siguientes
El Estatuto de los Trabajadores admite el contrato verbal, pero exige la forma escrita en muchos casos: contratos a tiempo parcial, fijos-discontinuos, de formación, temporales de más de 4 semanas o de trabajo a distancia, entre otros. Además, cualquiera de las partes puede pedir que se formalice por escrito en cualquier momento. Nuestra recomendación es clara: firma siempre el contrato de tu primer empleado por escrito.
Una vez firmado, tienes que comunicar su contenido a la oficina pública de empleo en los 10 días siguientes a su concertación, tanto si el contrato debía ser escrito como si no. Lo mismo ocurre con sus prórrogas. A eso se suman dos deberes que suelen pasar desapercibidos:
- Copia básica del contrato. Si el contrato debe constar por escrito, se formaliza una copia básica y se remite a la oficina de empleo, aunque en la empresa no haya representantes de los trabajadores.
- Información por escrito. Si la relación dura más de 4 semanas, debes informar por escrito al trabajador de los elementos esenciales del contrato que no figuren ya en el documento firmado.
El convenio colectivo marca las condiciones de tu primer empleado
Antes de redactar el contrato, localiza el convenio colectivo que corresponde a tu actividad y a tu territorio. Es el que fija buena parte de las condiciones mínimas: salario, jornada, vacaciones y periodo de prueba, además de categorías profesionales, pluses y permisos. El contrato no puede fijar condiciones menos favorables que las del convenio: si lo hace, esa parte es nula y se completa con lo que dice la norma.
Presta especial atención al periodo de prueba. Debe pactarse por escrito y respetar los límites del convenio. Y si tu primer empleado ya había desempeñado esas mismas funciones antes en tu empresa, el pacto es nulo.
La prevención de riesgos laborales empieza con el primer contrato
La Ley de Prevención de Riesgos Laborales no espera a que la plantilla crezca. Desde tu primer empleado tienes que organizar la prevención en tu empresa, y eso se concreta en tres obligaciones:
- Evaluación de riesgos del puesto, teniendo en cuenta la actividad, las características del puesto y de quien lo va a ocupar.
- Información al trabajador sobre los riesgos de su puesto y las medidas de protección y prevención que se aplican.
- Formación teórica y práctica en el momento de la contratación, sea cual sea la modalidad o duración del contrato, dentro de la jornada siempre que sea posible y sin coste para el trabajador.
Para cumplir puedes contar con un servicio de prevención ajeno o, en determinados casos, asumir tú mismo esas funciones. Lo importante es que la evaluación, la información y la formación de tu primer empleado estén hechas y documentadas.
El registro de jornada de tu primer empleado se lleva desde el día 1
El registro diario de jornada es obligatorio para todas las empresas desde 2019, también con un solo trabajador. El Estatuto exige que recoja el horario concreto de inicio y de finalización de la jornada de cada persona. Se organiza mediante convenio, acuerdo de empresa o, en su defecto, decisión del empresario previa consulta con los representantes de los trabajadores, si los hay.
Un sistema sencillo y fiable desde el principio te ahorra problemas: el registro tiene que estar a disposición de tu primer empleado y de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social.
El protocolo contra el acoso es obligatorio sea cual sea tu plantilla
Este es el punto que más sorprende a quien contrata por primera vez. La Ley Orgánica 10/2022 obliga a las empresas a promover condiciones de trabajo que eviten las conductas contra la libertad sexual y la integridad moral, con especial atención al acoso sexual y al acoso por razón de sexo, también en el ámbito digital. Y añade que deben arbitrar procedimientos específicos para prevenirlas y para dar cauce a las denuncias de quienes las sufran.
La norma no fija un número mínimo de trabajadores: la obligación existe desde que contratas a tu primer empleado. En la práctica, eso significa tener un protocolo por escrito, darlo a conocer y saber cómo actuar si llega una queja.
Lo que cuesta resolver tarde
Ninguno de los pasos para contratar a tu primer empleado es complicado por separado. El problema aparece cuando se hacen tarde, a medias o sin papeles que lo demuestren, y casi siempre se descubre en el peor momento: una inspección, una reclamación o una baja. Revisar la lista con calma antes de que tu primer empleado entre por la puerta es mucho más barato que corregirla después.
En Tecem acompañamos a empresas y autónomos de Málaga y la Costa del Sol en cada uno de estos trámites, desde la inscripción en la Seguridad Social hasta el protocolo de acoso. Si vas a contratar a tu primer empleado, cuéntanos tu caso y lo dejamos todo en orden antes del primer día.
Preguntas frecuentes
¿Con cuánta antelación puedo dar de alta a mi primer empleado?
El alta tiene que presentarse antes de que empiece a trabajar, pero nunca antes de los 60 días naturales previos a la fecha prevista de inicio.
¿Qué pasa si un contrato que debía ser escrito se hace de palabra?
El Estatuto de los Trabajadores presume que es indefinido y a jornada completa, salvo que se pruebe que era temporal o a tiempo parcial. Es una razón más para dejarlo todo por escrito desde el principio.
¿Puedo encargarme yo mismo de la prevención de riesgos?
Sí. Desde tu primer empleado y hasta 10 trabajadores puedes asumirla, siempre que desarrolles tu actividad de forma habitual en el centro de trabajo y tengas la capacidad necesaria según los riesgos. La posibilidad se amplía hasta 25 trabajadores cuando la empresa tiene un único centro de trabajo.
¿Cuánto puede durar el periodo de prueba si el convenio no dice nada?
Hasta 6 meses si tu primer empleado es técnico titulado y 2 meses en el resto de casos. En empresas de menos de 25 trabajadores, el límite para quienes no son técnicos titulados sube a 3 meses.
¿Cuánto tiempo tengo que guardar el registro de jornada?
4 años. Durante ese tiempo tiene que estar a disposición de los trabajadores, de sus representantes y de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social.